信息化建設(shè)從選型開始。一些國(guó)有企業(yè)上信息化出于面子工程，好向上級(jí)交代，一些民營(yíng)企業(yè)上信息化則來自客戶的壓力，如訂單的滿足，新產(chǎn)品的開發(fā)等，也有的企業(yè)上信息化為了申報(bào)**項(xiàng)目資助，或出于稅務(wù)籌劃考慮。不論出于什么真實(shí)的動(dòng)機(jī)，上信息化較好的說辭都是為了提升管理、降低成本。
信息化選型不是簡(jiǎn)單的采購(gòu)行為，而應(yīng)該當(dāng)作項(xiàng)目來推動(dòng)。本文以為例，將ERP選型作為信息化建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)階段，或一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目，通過應(yīng)用和綜合啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大項(xiàng)目管理過程來進(jìn)行。
立項(xiàng)前要進(jìn)行SWOT（優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)）分析。企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)階段適不適合上信息化，不上行不行？信息化給企業(yè)能解決什么問題，不能解決什么問題，要達(dá)到什么目標(biāo)？企業(yè)把信息化放在什么位置，是否有足夠的資源支持信息化工作的開展，風(fēng)險(xiǎn)在哪里？這些都應(yīng)該在選型之前想清楚。盡管民營(yíng)企業(yè)決策的隨意性很大，但老板決定要做的工作沒有做不成的，之所以老板沒有下定決心去做，是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的**級(jí)不高，還不到不做不行的地步。ERP選型無疑會(huì)耗費(fèi)雙方大量的時(shí)間和精力，企業(yè)平時(shí)有生意要忙，不可能把太多精力放到ERP上，ERP對(duì)大多數(shù)企業(yè)來說是重要但不緊急的事。很多老板口頭上對(duì)ERP項(xiàng)目很重視，但落實(shí)不到行動(dòng)中，很可能是他們本身沒有理清思路，還沒有認(rèn)識(shí)到信息化的**。項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)設(shè)定并管理老板的期望，否則即使上了信息化也吃力不討好。一些企業(yè)生意很好，很大程度上掩蓋了管理上的問題，反正只要能交貨，把客戶應(yīng)付過去就行�？梢袁F(xiàn)在不做信息化，但問題早晚會(huì)面對(duì)，信息化是企業(yè)發(fā)展到一定階段后的必需品。
一旦立項(xiàng)啟動(dòng)，就要做好總體規(guī)劃，先上什么，后上什么，預(yù)算是多少，即考慮項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本三重約束。不做總體規(guī)劃如頭痛醫(yī)頭，今天買個(gè)褲子，明天買個(gè)上衣，結(jié)果不搭配不說，總體算下來花錢也不少。在做信息化總體規(guī)劃時(shí)還要考慮各個(gè)系統(tǒng)之間的集成方式。目前的信息系統(tǒng)集成并沒有一個(gè)業(yè)界統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。從技術(shù)角度講，建立這樣一個(gè)規(guī)范不存在任何問題，但由于涉及到廠商之間的利益分配、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、市場(chǎng)劃分，甚至是工作量的多少等非技術(shù)因素，該規(guī)范至今沒有出臺(tái)。面對(duì)這樣一個(gè)沒有規(guī)范的市場(chǎng)，對(duì)于任何一家軟件廠商來說，他們當(dāng)然不愿意主動(dòng)放棄自己的軟件構(gòu)架去應(yīng)用其他廠商的標(biāo)準(zhǔn)。因此，任何一次異構(gòu)系統(tǒng)集成過程都成了不同廠商彼此較量的“戰(zhàn)場(chǎng)”。于是，原本通過技術(shù)可以解決的問題，較終往往演變成了漫長(zhǎng)的談判和詳細(xì)的責(zé)任界定。基于以上情況，企業(yè)在全盤規(guī)劃信息系統(tǒng)時(shí)，較省力的辦法是選擇一家實(shí)力強(qiáng)、技術(shù)開放、產(chǎn)品線完整，能夠提供一攬子方案和服務(wù)的廠商。
市面上的ERP產(chǎn)品很多，特別是選國(guó)內(nèi)軟件還是國(guó)外軟件讓人困惑。ERP起源于西方，國(guó)外ERP廠家在產(chǎn)品技術(shù)研究和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)沉淀上走在**，國(guó)內(nèi)ERP廠家則在研究、跟進(jìn)國(guó)外軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)情加以創(chuàng)新。中國(guó)管理哲學(xué)適合做戰(zhàn)略和宏觀規(guī)劃，西方經(jīng)濟(jì)學(xué)則適合執(zhí)行和微觀分析。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，自身的業(yè)務(wù)需求決定了選擇什么樣的ERP。比如出口型企業(yè)，或有意開拓**市場(chǎng)的企業(yè)，可能選擇國(guó)外軟件較合適一些。每個(gè)ERP廠家的背景和市場(chǎng)定位不同，都有自己擅長(zhǎng)的行業(yè)和領(lǐng)域，這和企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)及業(yè)務(wù)匹配度是圈定目標(biāo)供應(yīng)商首先需要考量的。企業(yè)的發(fā)展帶來需求的不斷變化，供應(yīng)商是否有可持續(xù)的發(fā)展能力？未來的ERP行業(yè)通過競(jìng)爭(zhēng)一定會(huì)不斷整合，供應(yīng)商被收購(gòu)或兼并，以及戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的概率有多大？他的平臺(tái)和系統(tǒng)如何去適應(yīng)這種變化？選擇ERP廠家就是選擇長(zhǎng)期的合作伙伴，這就要求企業(yè)必須關(guān)注未來的不確定性，做好風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響。其實(shí)，隨著企業(yè)的發(fā)展，做的產(chǎn)品會(huì)不一樣，供貨對(duì)象會(huì)不一樣，只要是同類行業(yè)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)的執(zhí)行層面都是一樣的，無外乎訂單生產(chǎn)MTO、訂單裝配ATO、庫(kù)存生產(chǎn)MTS、訂單設(shè)計(jì)ETO、訂單配置CTO等幾種模式，主流ERP系統(tǒng)都是支持的。即使單體企業(yè)發(fā)展到集團(tuán)企業(yè)，子公司不管多遠(yuǎn)，就當(dāng)作在隔壁，服務(wù)器集中管理數(shù)據(jù)。有了統(tǒng)一的管理平臺(tái)，下面是不同產(chǎn)品類型的業(yè)務(wù)板塊，上面架設(shè)集團(tuán)財(cái)務(wù)，剩下的只是流程固化后不斷優(yōu)化的問題。不可否認(rèn)，有些供應(yīng)商的產(chǎn)品與企業(yè)業(yè)務(wù)匹配度不高，在二次開發(fā)上把客戶當(dāng)作白老鼠做實(shí)驗(yàn)。按理說，只要企業(yè)需求提的清楚，出的起錢，技術(shù)都不是問題，但企業(yè)等不起，企業(yè)需要的是成熟、便捷的應(yīng)用。
圈定目標(biāo)ERP供應(yīng)商后，執(zhí)行過程一般都要經(jīng)過需求調(diào)研、產(chǎn)品演示、典型客戶參觀、服務(wù)介紹等幾個(gè)環(huán)節(jié)，層層篩選出較終供應(yīng)商。在這之前，企業(yè)要將業(yè)務(wù)需求、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)界定清楚，并以書面形式寫入范圍說明書。ERP的實(shí)施主體和使用對(duì)象是業(yè)務(wù)部門，所以，選型團(tuán)隊(duì)要抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門骨干，并在項(xiàng)目章程中得到正式授權(quán)。很多企業(yè)在沒有了解產(chǎn)品之前，不知道如何提煉需求，因?yàn)槠髽I(yè)中既懂業(yè)務(wù)又懂ERP的人少之又少。需求可以提很多，要多少就能提多少，也可以提很少，只把企業(yè)較關(guān)注的、較重要的需求列出來。選型要認(rèn)真，但不要較真。根據(jù)二八原則，只要把握**需求即可。筆者見過有的企業(yè)吹毛求疵，糾纏于細(xì)枝末節(jié)，把簡(jiǎn)單問題復(fù)雜化，越選越復(fù)雜，最后無所適從，哪個(gè)都不滿意，致使選型久拖不決，貽誤了發(fā)展的大好時(shí)機(jī)。另外，隨著選型團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)的逐步加深，需求范圍以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)難免會(huì)有一定變化。項(xiàng)目經(jīng)理在監(jiān)控項(xiàng)目上要明白，變更無法避免，再小的變更請(qǐng)求都要以書面形式提交，并且走完整的變更控制流程。
產(chǎn)品演示各家供應(yīng)商輪番上場(chǎng)，企業(yè)看得眼花繚亂。筆者咨詢過一家制造型企業(yè)，由于選型人員的基礎(chǔ)不一樣，關(guān)注點(diǎn)不同，花的功夫也可能不同，對(duì)各家系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不能達(dá)成統(tǒng)一。該企業(yè)決策者日常事務(wù)纏身，又無暇實(shí)際參與其中，不了解實(shí)際情況，結(jié)果每次開會(huì)是七嘴八舌、議而不決，最后企業(yè)決策者決定干脆推倒重來，讓各家供應(yīng)商重新調(diào)研和演示，選型人員和供應(yīng)商都叫苦不迭。為了不做無用功，筆者建議供應(yīng)商和該企業(yè)達(dá)成一致，產(chǎn)品演示前將主要需求框好列成表格并請(qǐng)企業(yè)決策者簽字，只演示需求列表要求的內(nèi)容，而且演示時(shí)決策者要在場(chǎng)，不在場(chǎng)寧肯不做，滿足哪條需求當(dāng)場(chǎng)就在表格相應(yīng)欄后打勾，從而較好地規(guī)避了選型中的混亂和隨意。其實(shí)，選ERP夠用就好，要系統(tǒng)的觀點(diǎn)看問題，有的產(chǎn)品可能單點(diǎn)上不是較好的，但總體上卻是合適的。產(chǎn)品功能覆蓋企業(yè)的需求面有多大，能否較好地滿足**需求，這才是選型團(tuán)隊(duì)在產(chǎn)品演示中關(guān)注的，而沒有必要苛求面面俱到。該企業(yè)決策者質(zhì)問選型人員，產(chǎn)品看了一遍又一遍為什么還區(qū)分不出優(yōu)劣高低，為什么對(duì)系統(tǒng)還是一知半解？其實(shí)，ERP可以比，但又沒法比。買ERP不同于買手機(jī)，手機(jī)功能都有參數(shù)，拍照是多少，鈴聲是多少，比較起來一清二楚。ERP是軟件，體現(xiàn)的是管理思想，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只有表現(xiàn)不同，關(guān)鍵看企業(yè)關(guān)注什么。怎樣才算對(duì)ERP系統(tǒng)真正了解，相信即使是專業(yè)人士也不好回答，否則一個(gè)顧問什么都懂，就沒必要分生產(chǎn)顧問和財(cái)務(wù)顧問。
典型客戶參觀，目的是借典型客戶的現(xiàn)身說法，讓企業(yè)選型團(tuán)隊(duì)和決策者印象較深，對(duì)供應(yīng)商及其產(chǎn)品也較有信心。這個(gè)典型客戶是供應(yīng)商*的，它的應(yīng)用效果不一定好，但至少這家供應(yīng)商和他關(guān)系很好。典型客戶參觀一般采取座談形式，或PPT介紹，一般不讓參觀者進(jìn)系統(tǒng)查看，就是看了系統(tǒng)企業(yè)也不可能知道真實(shí)的應(yīng)用情況。典型客戶參觀從某種程度上只是告訴客戶，已經(jīng)有人用了這套產(chǎn)品，這客戶和自己有多少相似之處，有多少借鑒之處只能靠企業(yè)自己判斷。主流的ERP廠家在不**業(yè)都有或多或少的典型客戶，這不能代表什么，往往企業(yè)去參觀典型客戶從側(cè)面了解到的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)較具實(shí)用**。筆者見過一家民營(yíng)企業(yè)，去參觀前決策者讓選型團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備了幾百條問題，但每次典型客戶接待的時(shí)間不過兩三個(gè)小時(shí)，要在這么短的時(shí)間里將這幾百條問題都問清楚幾乎是不可能的。后來筆者建議選型團(tuán)隊(duì)分業(yè)務(wù)模塊分別提出五個(gè)主要問題，由項(xiàng)目經(jīng)理圍繞選擇這家供應(yīng)商的理由，以及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)體會(huì)兩個(gè)方面深入咨詢，結(jié)果有點(diǎn)有面，反而收獲較大。
ERP不同于其他商品買來就能用，而必須通過顧問的實(shí)施和服務(wù)才能發(fā)揮作用。各家的實(shí)施服務(wù)體系大同小異，企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的是這個(gè)項(xiàng)目對(duì)于供應(yīng)商來講放在什么**級(jí)的位置。選型企業(yè)尤其是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該掂量一下，供應(yīng)商的實(shí)施團(tuán)隊(duì)對(duì)調(diào)配優(yōu)質(zhì)資源的能力有多大？對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的可控程度有多大？雙方能夠相互認(rèn)可、信任嗎？至于價(jià)格，國(guó)內(nèi)軟件不一定*，國(guó)外軟件也不一定就貴，賣幾張光盤不值錢，但上升到管理咨詢的高度就能**不菲。只注重價(jià)格是短視的表現(xiàn)，企業(yè)如果把價(jià)格壓得太低，對(duì)方一定會(huì)在后面的實(shí)施和服務(wù)上擠回來。
以上僅僅稱得上選ERP的技術(shù)層面，中國(guó)國(guó)情決定了實(shí)際操作中要考慮的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些。有的企業(yè)選型時(shí)不得不考慮客戶的推薦或指派，還要經(jīng)受各種關(guān)系戶的人情壓力。選型沒有固定的模式，最后的選擇必定是各方力量博弈、利益平衡之后的結(jié)果。并不是所有的客戶都是上帝，較終是否合作在于雙向選擇。也有種特例，供應(yīng)商在了解企業(yè)后決定放棄投標(biāo)，這是因?yàn)樵撈髽I(yè)的信息化建設(shè)環(huán)境太差，經(jīng)過分析實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)太大，如果項(xiàng)目做不下去、尾款收不回，無疑會(huì)增加一個(gè)失敗案例，也給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手留下把柄，所以供應(yīng)商選擇寧肯放棄也不愿失敗。
合同的簽訂并不是選型的結(jié)束，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)是項(xiàng)目收尾階段非常重要的一項(xiàng)工作，這為后面的信息化建設(shè)積累組織過程資產(chǎn)。費(fèi)了這么多心思，較終選擇的ERP就一定能實(shí)施成功嗎？不能！所有的選型技巧都不能保證所選的ERP就一定是能實(shí)施成功，只是能夠提高成功實(shí)施的概率。沒有ERP，就像打仗沒有地圖一樣，管理者看不到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)區(qū)域的經(jīng)營(yíng)細(xì)節(jié)。但整個(gè)企業(yè)的有效管控一定是平臺(tái)+管理，只是平臺(tái)，配套的管理必須跟上，這樣才有血有肉，否則上ERP也只能是管理者想當(dāng)然的沖動(dòng)罷了。
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